Hola, en este post os quiero escribir ya que en todos los proyectos, tanto de planning como de reporting, siempre tenemos la misma pregunta, ¿Esto lo puedo bajar a Excel? ¿Puedo planificar con Excel?, todo lo hacemos con Excel…. Por mucho que nos vendan interfaces web espectaculares y cuadros de mando interactivos en SAP Analytics Cloud (SAC), hay una realidad que cualquier consultor que pise el «barro» de un proyecto financiero o no conoce: el analista y el controller no sueltan el Excel ni a tiros. Es su zona de confort, su herramienta de «combate» diaria por la flexibilidad que ofrece el cálculo en celda y la agilidad para pivotar datos. Por esto vamos a distinguir entre los distintos tipos de «Excel» que podríamos usar, AFO (Analysis For Office) es mas utilizado y el Add In de SAC, en el que está invirtiendo SAP. También os dejo una serie de Links de Ayuda. ¿Seguimos?
El eterno idilio entre SAP y Microsoft Excel
Por mucho que hoy tengamos interfaces web cada vez más «bonitas» y cuadros de mando interactivos increíbles en SAP Analytics Cloud (SAC), hay una realidad que cualquiera que haya pasado por un proyecto financiero y no tan financiero conoce bien: Excel sigue siendo la herramienta diaria del analista y del controller.
Esto no es una cuestión de resistencia al cambio. Para mi y para mucha gente es flexibilidad, cálculo en celda, rapidez para probar escenarios y una forma de trabajar muy interiorizada. SAP lo sabe desde hace años y por eso la integración con Excel no es un complemento, es una pieza clave del ecosistema, sino puedes con el enemigo te unes a él ??? esto es lo que ha hecho SAP.
Con SAC ahora tenemos dos soluciones que conviven y que generan muchas dudas:
SAP Analysis for Microsoft Office (AFO) y SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Excel.
No son rivales. Son herramientas distintas, pensadas para escenarios distintos, que en muchos clientes conviven sin problema.
Antes de hablar del “nuevo”, conviene entender bien al veterano a nuestro AFO…
SAP Analysis for Microsoft Office (AFO): el estándar consolidado
El AFO, como lo mencionamos y como lo dice el cliente, «En el AFO me muestra ….» no cabe duda que es desde hace años el pilar del reporting en entornos SAP on-premise. Heredero directo de BEx Analyzer, «como en el señor de los anillos» seguro que muchos os acordáis también del «Bex» sigue siendo la herramienta de referencia cuando el core está en BW, BW/4HANA o HANA.
Podemos hacer AFOs muy bonito…. pero no está en la estética, sino en la profundidad funcional, tabla «pivot» y la facilidad de manejo:
- Modelo multidimensional sólido, capaz de manejar jerarquías complejas y grandes volúmenes de datos sin despeinarse. Os puedo asegurar que he podido mostrar AFOs como más de 300 mil líneas y es lo que quiere el usuario.
- Table Design, imprescindible para introducir cálculos manuales que sobreviven a la actualización de datos.
- Automatización real, gracias a VBA y funciones como
SAPGetData, que permiten construir libros que son casi aplicaciones. Cuidado a la hora de mantener estás aplicaciones, de Planning o Reporting.
Aquí conviene bajar al barro y hablar de realidad técnica.
Según el PAM, AFO 2.8 tiene soporte hasta 2031, pero desde 2023 está en modo mantenimiento. Esto significa estabilidad y correcciones, pero pocas novedades funcionales.
Además, AFO sigue siendo una instalación pesada en local, dependiente de .NET, VSTO y —detalle importante— de la arquitectura de Office (32/64 bits). Quien haya sufrido despliegues masivos sabe que esto no siempre es trivial.
Y ojo con SAC: aunque AFO puede conectarse a la nube, solo soporta modelos clásicos. No muestra bloqueos de datos ni comentarios, lo que lo deja fuera de juego para procesos de planificación modernos en SAC.
SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Excel: la apuesta de futuro
El add-in de SAP Analytics Cloud para Excel es justo lo contrario a AFO y es lo que nos dicen en las distintas documentaciones: ligero, cloud-first y claramente alineado con la estrategia futura de SAP.
Se instala desde la Microsoft Store, se actualiza solo y funciona en Windows, Mac y Excel Online. Nada de instaladores complejos ni dependencias locales.
La experiencia también cambia: en lugar de una ribbon cargada de opciones, el usuario trabaja con un panel lateral mucho más limpio, pensado para usuarios que quieren agilidad y no necesitan “programar” Excel.
Aquí es donde SAP está invirtiendo de verdad, especialmente para escenarios de planificación, simulación y consumo de datos desde SAC y Datasphere.
Diferencias clave: lo que de verdad importa
Más allá del aspecto visual, la elección entre AFO y el add-in de SAC suele depender de tres factores muy concretos.
Arquitectura
AFO es tecnología legacy de escritorio. El add-in de SAC es web, sin huella local y pensado para movilidad real.
Licencias
- AFO Standard requiere licencias de BO o BPC.
- AFO Edition for SAC viene incluida con SAC Enterprise.
- El SAC Add-in está incluido directamente en la suscripción de SAC.
Conectividad
Este es el punto decisivo:
- AFO conecta de forma directa con BW, HANA y BPC.
- El SAC Add-in está diseñado para modelos de SAC y es la vía natural para SAP Datasphere.
AFO, de hecho, solo soporta los antiguos Analytical Datasets de Datasphere, ya obsoletos.
Casos de uso reales: cuándo usar cada uno
Aquí conviene ser práctico y no dogmático.
- Reporting financiero complejo y cierre
Si trabajas contra BW y necesitas pixel-perfect, macros VBA o automatización avanzada, AFO sigue siendo imbatible. - Planificación y escenarios en la nube
Si tu planificación vive en SAC y usas Office 365, el SAC Add-in es la opción natural. Más ágil, más alineada con el modelo cloud y suficiente para la mayoría de usuarios.
En muchos proyectos, la solución es híbrida: AFO para el reporting histórico pesado y SAC Add-in para planificación y simulación.
Errores habituales que sigo viendo en proyectos
Algunos clásicos que merece la pena evitar:
- Pensar que el SAC Add-in es “AFO 3.0”. No lo es. Es otro producto.
- Ignorar el PAM y las compatibilidades de Office en AFO.
- Pretender usar AFO para planificación avanzada en SAC y sorprenderse cuando no aparecen bloqueos ni comentarios.
La herramienta no es el problema. El problema suele ser elegirla sin entender el contexto.
LINKs Ayuda
- What’s New in SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Office
- SAP Help Portal SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Office
- SAP Community SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Office
- SAP Roadmap SAP Analytics Cloud, add-in for Microsoft Office
Espero que os sirva
Seguir avanzando, saber es bueno y también, saber quién sabe, puede ayudarnos…
Óscar Gómez Huertas - Consultor SAP 